Disaster Recovery en Business Continuity

Een tijdje geleden woonde ik het seminarie Business Meets IT bij georganiseerd door Minoc Business Press, uitgever van heel wat bekende IT-gerelateerde magazines.
Disaster Recovery en Business Continuity worden nog te vaak gezien als een dure verzekeringspolis tegen een crisis die er misschien nooit zal komen. Toch beginnen meer en meer bedrijven in te zien dat Disaster Recovery echt wel een prioriteit wordt.
In de huidige 24-uurseconomie kunnen bedrijven het zich niet meer permitteren om ook maar een minuut niet bereikbaar te zijn. Consumenten tolereren geen digitaal falen meer. Steeds vaker wordt Disaster Recovery als eis ingeschreven om samen te mogen werken met sommige bedrijven.
Bedrijven die wel al aan de slag zijn met Disaster Recovery en Business Continuity merken dat de problematiek de laatste jaren alleen maar complexer geworden is door de opkomst van virtualisatie en cloud computing. Deze nieuwe technologieën brengen nieuwe tools met zich mee die het totaalbeheer er niet makkelijker op maken.

Ik wil het hier vooral hebben over deze basisbegrippen waar Vlaamse kmo´s nog te weinig aandacht voor hebben. Elke kmo zou minstens de reflex moeten hebben om eens na te denken over wat de gevolgen zijn voor hun onderneming wanneer deze digitaal niet meer bereikbaar is (e-mail, website of webshop) of als hun server platligt (geen toegang meer tot informatie en documenten) of wanneer een clouddienst buiten dienst is.

Het kan soms snel gaan. En het hoeft niet altijd een 9/11 of een lavaspuwende vulkaan te zijn die je ICT kan platleggen. Een lekkende kraan, een oververhitte server, een gecrashte harde schijf of de internetkabel die voor de deur wordt doorgesneden. Dit zijn allemaal redenen waarom u plots niet meer kan beschikken over de ICT infrastructuur die u gewoon bent en nog erger dat u niet aan uw gegevens kan en dat men u als bedrijf niet meer kan bereiken om bvb. bestellingen te plaatsen. Het is dus kwestie om zich hiertegen zo goed mogelijk te wapenen. ´t Is te zeggen enerzijds zoveel mogelijk voorkomen dat het voorkomt en ten tweede een oplossing achter de hand hebben zodat je tijdelijk via een alternatieve kan werken en nadien op een vlotte manier terug naar de ideale situatie kan terugkeren.

Het begint uiteraard bij een basis infrastructuur waar zoveel mogelijk hardware redundant voorzien is. Dit kan bvb. door een dubbele voeding in je servers te voorzien, een alternatieve internetverbinding te voorzien bij een andere leverancier, software op je harde schijven te voorzien die aangeeft dat een hardware falen niet meer veraf is enz... Uiteraard zorg je voor de nodige beveiliging van servers en PC´s via firewall en antivirus en maak je van alle bedrijfsbelangrijke gegevens dagelijks of zelfs meer een backup, die je regelmatig test zodat je zeker weet dat je gegevens veilig zijn. Deze backup kan je op eigen toestellen maken of via een online dienst laten uitvoeren. Cloud computing kan een mogelijkheid zijn om je afhankelijkheid van eigen hardware te verminderen. Hou er wel terdege rekening mee dat dit niet betekent dat je dan geen Disaster Recovery en Business Continuity Plan meer hoeft te maken want Cloud Computing brengt andere risico´s en gevaren met zich mee.

Bedoeling is dan ook te komen tot een Disaster Recovery en Business Continuity Plan of Policy (BCP) waarin je al de hardware en software beschrijft die je gebruikt (inventaris), samen met versienummers, logins en paswoorden en wat en hoe deze beveiligd zijn in het geval van een aantal mogelijke doemscenario´s. Tevens beschrijf je de normale bedrijfsprocessen en hoe deze in geval van een calamiteit worden aangetast. Dit plan dien je regelmatig te herevalueren en aan te passen aan de huidige situatie. Vergeet dan ook niet bij nieuwe aankopen van hardware of software te checken of deze aankoop complimentair is met je huidige BCP, bepaal wat de invloed op je BCP  is en pas je BCP aan met de nieuwe gegevens. Zorg in alle gevallen dat dit plan ook in een papieren versie bestaat (als je server plat ligt ga je aan dat document dat er opstaat niet veel hebben), zorg voor een verdeelplan en zorg dat bij een update iedereen een nieuwe versie krijgt. Laat ook een lijst met te contacteren personen deel uitmaken van dit BCP.
Over het onderwerp BCP heeft KMO-IT een dossier samengesteld dat u verder inzicht in deze materie kan geven. U kan het downloaden na registratie op de website http://www.kmo-it.be/download.jsp?article=298&resname=res298_0.pdf&filename=Minidossier_beschikbaarheid.pdf.
Bespreek dit met uw ICT-leverancier, hij kan u helpen bij het opstellen van een Business Continuity Plan en u helpen bij het uitbouwen van het uitkiezen van oplossingen waarbij de kans op onbeschikbaarheid serieus verkleind wordt. Uiteraard is dit nog maar het eerste deel. Bedoeling is om de onderbreking zo kort mogelijk te houden en zo goed mogelijk door te komen om nadien op een gecontroleerde manier terug naar de normale situatie te kunnen terugkeren.

Omdat KMO-IT Disaster Recovery en Business Continuity zeer belangrijk vinden organiseren zij in het najaar op 2 locaties (1/12 te Antwerpen en 6/12 te Leuven) een seminarie over dit onderwerp. Ook Cloud Computing is een hot topic, vandaar dat we hierrond ook op 2 locaties (17/11 te Gent en 24/11 te Brugge) een seminarie inrichten. De inhoud van de sessies en de inschrijvingsformulieren zijn terug te vinden op www.kmo-it.be. Telkens zijn er enkele adviseurs aanwezig waarmee u na de presentatie uw eigen situatie kan doornemen en advies kan inwinnen.

Zowel de presentaties van de inleidende keynote met de uitleg van wat de 2 termen Disaster Recovery en Business Continuity juist betekenen, welke soorten van problemen men kan tegenkomen, hoe men zich best organiseert als de verschillende praktische cases gebracht door de verantwoordelijken bij bedrijven die een Business Continuityplan hebben opgesteld zijn terug te vinden op de website van Business Meets IT. Eerder presentaties gegeven in kader van vorige seminaries zijn hier trouwens ook terug te vinden.

Je kan ook het artikel dat naar aanleiding van het seminarie werd geschreven door Smart Business "Wat doe ik na een IT-crash?" erop nalezen.

Google Apps versus Microsoft Office 365

Met de introductie van Office 365 heeft nu ook Microsoft in navolging van Google met zijn Apps een “Cloud” oplossing die interessant kan zijn voor zelfstandigen en KMO’s. Voor een vaste prijs per gebruiker per maand krijgt de gebruiker toegang tot vertrouwde software zoals outlook via exchange, word, excel, …maar ook tot nieuwe software (bv: Lync om meetings en communicatie via het internet te kunnen doen via Voice over IP), en tot zijn documenten (via sharepoint) en dit vanaf eender welk toestel (PC, tablet, smartphone, …) dat met het internet verbonden is. Meer info over Office 356 vind je op www.office365.be, info over Google Apps vind je op http://www.google.com/apps/intl/nl/business/index.html. Een bezoekje aan laatstegenoemde website is zeker interessante om te zien wat de verschillen zijn tussen de betalende versie van Google en het gratis Google docs.

Mensen vragen me dikwijls voor welke van deze 2 oplossingen ze moeten kiezen. Als je hier wat artikels rond leest dan merk je dat je niet zomaar kan zeggen welke de "beste" oplossing is. Uiteraard verdedigen Google en Microsoft hun eigen producten maar ook de artikels waarin een "objectieve" vergelijking wordt gemaakt geven geen uitsluitsel welke van de 2 oplossingen te kiezen is boven de andere. Zoals bij alle keuzes zijn de criteria en het belang dat je er zelf aan geeft de doorslaggevende factor. Is de prijs doorslaggevend, moet het gratis te gebruiken zijn, verwacht je 100% complimentariteit met officedocumenten een vereiste, is de mogelijkheid om offline te werken nodig enz... Beide oplossingen zullen in de nabije toekomst nog verbeterd worden. Beiden zijn alleszins een mogelijkheid die zeker naast de traditionele manier van software aanschaffen dienen geplaatst te worden wanneer je voor de keuze staat. Door het feit dat meer en meer software via de Cloud toegankelijk worden zullen beide oplossingen nog aan aantrekkelijkheid winnen.

Een lijstje van artikels waar je hierover meer kan lezen:

• 30 dagen met Google Docs
• Why We Chose Exchange Online, Not Google Apps
• 365 reasons to consider Google Apps
• Microsoft Office 365 marks new war with Google
• Office 365 vs. Google Docs Showdown: Feature by Feature
• Microsoft-cloud dringt klanten Office-upgrades op
• Office 365 pakt Google Docs snoeihard terug
• Office 365 vs. Google Apps: The InfoWorld review

Google van zoekmachine tot alomvattend netwerk

Op de website van het Nieuwe Werken in België kwam ik een kort YouTube filmpje tegen dat mooi illustreert op welke diensten van Google we al allemaal beroep doen, hoeveel informatie Google reeds over je weet en wat de verdere plannen zijn. Toch goed om er even bij stil te staan of om er je bewust van te worden.

De Belgium Cloud Scene

Cloud Computing wordt alsmaar populairder en interessanter voor de Vlaamse onderneming. Toch is Cloud Computing een term die veel verschillende ladingen dekt. Vandaar dat het goed is dat je bij Belgium Cloud, een onafhankelijk en neutraal platform omtrent Cloud, met al je vragen terecht kan en beroep kan doen op een trusted advisor zodat je door de bomen het bos nog kan zien. Ook als je nood hebt aan een overzicht van welke aanbieders zich allemaal op de Vlaamse markt bewegen kan je er terecht Belgische Hosting providers in de spotlight. Wens je op de hoogte te blijven dan kan je ook op het LinkedIn forum terecht.

Sociale Media voor Bedrijven

In het artikel "Bedrijven poreuzer dankzij sociale media" wordt dieper ingegaan op het feit dat de mogelijkheden voor bedrijven op sociale media zoals Facebook, LinkedIn of het recent geïntroduceerde Google+ ondanks de waanzinnige beursnoteringen nog lang niet het niveau benaderen van de mogelijkheden die gewone gebruikers al wel hebben.
Toch geeft de auteur aan dat bedrijven niet langer mogen twijfelen om op de kar van de sociale media te springen daar ze anders deze snelrijdende trein gaan missen. Sociale media kunnen bedrijven immers helpen om nieuwe medewerkers aan te trekken, om nieuwe producten en diensten aan een groot publiek kenbaar te maken en te zorgen voor een snelle afhandeling van vragen of problemen. Belangrijk is vooral dat de conversatie aangegaan wordt zoals ook in het boek "De conversation manager" van Steven van Belleghem uitgebreid aan bod komt.
Slotboodschap blijft dat bedrijven geen keuze hebben en er veel bij te winnen hebben om een sociale mediastrategie uit te tekenen.
Ook in de bachelorproef "Social Media Marketing - Een praktische handleiding voor bedrijven" komt deze problematiek aan bod zowel door verschillende praktische cases als door een voorstelling van de belangrijkste platformen en tools. "Om mee deze gesprekken op te volgen, te faciliteren en waar nodig bij te sturen, kiezen steeds meer bedrijven om actief sociale media te gebruiken. Geïnspireerd door talrijke succesvolle cases en campagnes wagen ze zelf de stap in dit voor hen nieuwe landschap.
Om als bedrijf succesvol sociale media te gebruiken, is een goed uitgewerkt plan noodzakelijk. In dit proefschrift wordt een concreet en praktisch overzicht gegeven van hoe je een dergelijk social mediaplan kan opstellen." 

Logistiek is nog steeds een struikelblok bij E-commerce

Vlaanderen heeft nog altijd een achterstand wat betreft het aantal webshops. Zo trachten Nederlandse e-shops een plaats in te pikken op de Vlaamse markt. In het artikel Logistiek is struikelblok voor veel e-shops gaat het VIL (Vlaams Instituut voor de Logistiek) dieper in op het feit dat het afleveren van de goederen tot bij de klant nog steeds ervaren wordt als een kostenpost en een struikelblok voor het doen aan e-business. Het is natuurlijk gemakkelijker om een mooie vitrine te bouwen als men zich niet moet bekommeren om het achterliggende gedeelte zoals magazijn, verzending, stock, facturatie, ... kortom hetgeen we kennen als back-office en logistiek. In het artikel wordt opgeroepen om de uitdaging aan te gaan om zich positief te onderscheiden, om waarde toe te voegen en om te innoveren. Dit is weliswaar een niet gemakkelijke opgave maar wel één waarmee men kan scoren als men hierin slaagt.

Serious gaming en gamification blijven in het nieuws

Ik heb het hier in mijn blog reeds over gamification en de betekenis hiervan (Gamification is het integreren van spelmechanismen en methoden in niet-gamegerelateerde omgevingen. Daarmee kun je activiteit, loyaliteit en interactie stimuleren.) gehad o.a. omdat binnen het KMO-IT project we 2 projecten hierover lopen hebben nl. 3D Square en GameHUB maar ook omdat er meer en meer voorbeelden hiervan opduiken. Zo heeft bvb. de Mariott hotelketen een Facebookgame gemaakt waardoor mogelijke werknemers reeds de gewenste gedragcodes kunnen aanleren alvorens ze gaan solliciteren. Bekijk het inspirerende YouTube-filmpje.

Anderzijds wordt er in het artikel "Zakelijk 'gamen' zeker niet zonder risico" aangegeven dat gamification veel mogelijkheden biedt maar dat je als bedrijf best wel eerst bezint alvorens je begint. Aan te raden valt om het ofwel goed te doen ofwel niet te doen.

Tenslotte kwam ik ook volgend interessant artikel bij Marketingfacts tegen "Wat gamification NIET is". Het principe van gamification is niet nieuw. De term wel. En met zo’n hippe term ontstaan er misvattingen over wat gamification nou eigenlijk is. Daarom wordt in het artikel de belangrijkste misvattingen op een rij gezet.